Hinter den Kulissen: So habe ich mein drittes Café in Mannheim eröffnet

09/06/2024

Hallo und herzlich willkommen zu meinem Blog! Heute gebe ich dir einen Blick hinter die Kulissen meiner neuesten Café-Eröffnung in Mannheim. Ich nehme dich einmal durch den kompletten Prozess – von der Planung, dem Umbau, dem Marketing und über viele weitere Aspekte – mit, die bei der Eröffnung eines Cafés eine Rolle spielen.

Falls du noch tiefer in das Thema eintauchen möchtest, kannst du dir auch die zugehörige Podcast-Folge anhören: So habe ich mein drittes Café in Mannheim eröffnet – Behind the Scenes. In dieser Episode spreche ich ausführlich mit meiner Regionalleiterin Selina über unsere Erfahrungen und Herausforderungen während dieser aufregenden Journey.


Die ersten Schritte zur Café-Eröffnung in Mannheim

Die Planung und Vorbereitung für die Eröffnung eines Cafés beginnt immer mit der Auswahl des perfekten Standorts und der Entwicklung eines klaren Konzepts. Als ich mich entschied, mein drittes Café in Mannheim zu eröffnen, war es mir wichtig, dass der Standort nicht nur gut frequentiert, sondern auch zu unserem Stil und unserer Philosophie passt.

Ein entscheidender Punkt in der Vorbereitung ist die frühzeitige Planung der Handwerkerarbeiten. Schon vor der Schlüsselübergabe habe ich mich intensiv um Handwerker gekümmert, denn nach der Übergabe muss alles schnell gehen. Die Handwerker kamen direkt einen Tag nach der Schlüsselübergabe und starteten mit den Renovierungsarbeiten. Dabei ist es unerlässlich, die Kosten genau zu kalkulieren, um den Finanzplan realistisch zu gestalten.

Diese Schritte legten den Grundstein für den erfolgreichen Start unseres neuen Cafés und halfen uns, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.


Unser Weg durch Umbau und Renovierung

Der Umbau und die Renovierung eines Cafés sind oft die größten Herausforderungen bei der Eröffnung. Obwohl wir das Glück hatten, dass die Räumlichkeiten bereits teilweise renoviert waren, gab es dennoch viele Hürden zu überwinden. Von unerwarteten Problemen mit der Elektrik bis hin zu Lieferverzögerungen bei wichtigen Materialien – es gab zahlreiche Stolpersteine.

Ein klares Konzept für die Raumgestaltung ist hierbei unerlässlich. Wir wollten sicherstellen, dass der Raum nicht nur ästhetisch ansprechend, sondern auch funktional ist. Daher haben wir von Anfang an einen detaillierten Plan erstellt, wie die verschiedenen Bereiche des Cafés genutzt werden sollen. Diese Planung half uns, die Handwerker gezielt zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Arbeiten termingerecht und im Budgetrahmen abgeschlossen wurden. So konnten wir die Räumlichkeiten genau an unsere Vorstellungen anpassen und ein Café schaffen, das sowohl unsere Marke repräsentiert als auch den Bedürfnissen unserer Gäste gerecht wird.


Die erfolgreiche Personalsuche für dein Café

Die Personalsuche und -einstellung ist ein entscheidender Schritt bei der Eröffnung eines neuen Cafés. Unsere Hauptstrategie zur Rekrutierung bestand darin, Plattformen wie Indeed zu nutzen. Hier haben wir unsere Stellenausschreibungen geschaltet und recht schnell zahlreiche Bewerbungen erhalten. Obwohl die Plattform eine große Reichweite bietet, hatten wir dennoch viele Bewerbungen, die nicht zu unseren Anforderungen passten. Daher war es wichtig, den Überblick zu behalten und die Bewerbungen sorgfältig zu sichten. Hierfür habe ich eine Excel-Tabelle erstellt, in der alle relevanten Informationen zu den Bewerbern festgehalten wurden. Diese Tabelle half mir, den Bewerbungsprozess strukturiert und effizient zu gestalten, sodass ich immer wusste, wer eingeladen wurde und wer nicht erschienen ist.

Ein weiteres großes Thema war der Umgang mit unzuverlässigen Bewerbern. Es kam oft vor, dass Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurden und dann nicht erschienen. Das kann frustrierend sein, ist aber in der Gastronomie leider keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, bei der Planung des Personalbedarfs flexibel zu bleiben und immer eine Reserve an potenziellen Mitarbeitern zu haben. Wir haben daher von Anfang an mehr Bewerber eingeladen als tatsächlich benötigt, um solche Ausfälle kompensieren zu können. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt und uns geholfen, den Personalbestand rechtzeitig vor der Eröffnung sicherzustellen.


Die Beschaffung von Maschinen und Mobiliar

Bei der Auswahl und Bestellung der notwendigen Maschinen und Möbel habe ich zunächst eine umfassende Liste aller benötigten Gegenstände erstellt. Dazu gehörten Kaffeemaschinen, Kühlschränke, Tische, Stühle und Dekorationsartikel. Ein wichtiger Aspekt ist, sich frühzeitig über die Lieferzeiten der einzelnen Artikel zu informieren, da diese stark variieren können. Wir haben beispielsweise viele unserer Bestellungen am Black Friday getätigt, um von Rabatten zu profitieren, mussten aber dennoch die Lieferzeiten im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig vor der Eröffnung ankommt.

Zur Organisation der Bestellungen empfehle ich die Nutzung von Excel-Tabellen oder eines Notion-Boards. Diese Tools halfen mir, den Überblick über alle Bestellungen zu behalten und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Liefertermine und -zeiten habe ich ebenfalls notiert, um besser planen zu können. Besonders hilfreich war es, alle Bestellungen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und bei Verzögerungen nachzufassen. So konnten wir sicherstellen, dass alle notwendigen Maschinen und Möbel rechtzeitig geliefert wurden und wir unser Café wie geplant eröffnen konnten.


Die Vorteile von Marketing und Soft Opening

Ein Soft Opening ist eine großartige Möglichkeit, ein neues Café in Betrieb zu nehmen, ohne sofort von einem großen Ansturm überwältigt zu werden. Es gibt dir und deinem Team die Chance, sich an die Abläufe zu gewöhnen und eventuell auftretende Probleme im laufenden Betrieb zu lösen, bevor die breite Öffentlichkeit auf dein Café aufmerksam wird. Bei der Eröffnung in Mannheim haben wir uns bewusst für ein Soft Opening entschieden, um diese wertvolle Einarbeitungszeit zu nutzen. Dabei ist es wichtig, schon im Vorfeld umfassende Marketingmaßnahmen zu ergreifen. Bereits Wochen vor der Eröffnung haben wir auf Social Media Plattformen wie Instagram und Facebook Werbekampagnen geschaltet und die Eröffnung unseres neuen Cafés angekündigt.

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass eine frühzeitige und gut durchdachte Marketingstrategie entscheidend ist. Trotz unseres Soft Openings war es notwendig, dass die Leute bereits wussten, dass wir bald öffnen würden. Dadurch konnten wir sicherstellen, dass nach den ersten ruhigen Tagen des Soft Openings schnell mehr Gäste kamen. Eine der wichtigsten Erkenntnisse war, dass wir noch mehr in unser Marketing investieren hätten sollen, um eine noch größere Reichweite zu erzielen. Die Resonanz war zwar gut, aber ich würde beim nächsten Mal noch intensiver vorab Werbung machen, um den Bekanntheitsgrad und damit auch den Umsatz schneller zu steigern. Ein durchdachtes Marketing in Kombination mit einem Soft Opening schafft die perfekte Balance, um den Start deines Cafés erfolgreich zu gestalten.


Eröffnungstag: Zwischen Aufregung und unerwarteten Herausforderungen

Der Eröffnungstag eines neuen Cafés ist immer ein Mix aus Aufregung, Nervosität und purem Adrenalin. Bei unserem Café in Mannheim startete der Tag früh. Bereits um 8 Uhr war das gesamte Team vor Ort, um die letzten Vorbereitungen abzuschließen. Die Kartensysteme mussten angemeldet, die letzten Lebensmittel in die Saladetten eingeräumt und die Maschinen auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden. Als um 10 Uhr die Türen geöffnet wurden, hielt ich den Atem an – der erste Gast ließ allerdings noch bis etwa 11 Uhr auf sich warten. Diese Wartezeit war zwar nervenaufreibend, gab uns aber die Möglichkeit, uns noch besser zu organisieren und letzte Handgriffe zu erledigen.

Die Emotionen am Eröffnungstag sind kaum in Worte zu fassen. Einerseits war da die Freude, endlich die Früchte unserer harten Arbeit zu sehen, andererseits die Angst, ob alles reibungslos laufen würde. Natürlich traten auch einige unvorhergesehene Herausforderungen auf. Einige Bestellungen fehlten, und wir mussten improvisieren. Ein Tiefkühlschrank wurde erst am Eröffnungstag geliefert, obwohl er bereits lange zuvor bestellt war. Solche Momente erfordern schnelle Problemlösungen und einen kühlen Kopf. Wir stellten fest, dass Flexibilität und ein gut eingespieltes Team der Schlüssel sind, um solche Hürden zu meistern. Am Ende des Tages war es ein überwältigendes Gefühl, unsere Gäste glücklich und zufrieden zu sehen, was uns alle Mühen der Vorbereitung und des Umbaus vergessen ließ.


Fazit

Die Eröffnung meines dritten Cafés in Mannheim war eine Reise voller Herausforderungen, Lernmomente und letztendlich großer Zufriedenheit. Eine der wichtigsten Erkenntnisse, die ich aus diesem Prozess gewonnen habe, ist die Notwendigkeit, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben. Egal wie gut du planst, es wird immer unvorhergesehene Hürden geben. Mein Tipp für zukünftige Eröffnungen ist daher, einen klaren Plan zu haben, aber auch offen für spontane Lösungen zu sein. Ein weiterer entscheidender Punkt ist, sich vom Perfektionismus zu lösen. Natürlich wollen wir alle, dass unser Café perfekt aussieht und läuft, aber realistisch gesehen, ist es wichtiger, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und pragmatische Entscheidungen zu treffen. Perfektionismus kann oft lähmen und den Fortschritt behindern, während realistische Erwartungen und ein Fokus auf kontinuierliche Verbesserung nachhaltigen Erfolg bringen.

Rückblickend bin ich sehr stolz auf die erfolgreiche Eröffnung und das positive Feedback, das wir erhalten haben. Es war ein großer Schritt, der sich trotz aller Herausforderungen gelohnt hat. Nun blicke ich voller Vorfreude auf zukünftige Projekte und die weiteren Entwicklungen unserer bestehenden Standorte. 

Wenn du mehr über die detaillierten Schritte und Hintergründe erfahren möchtest, lade ich dich ein, die zugehörige Podcast-Episode anzuhören: So habe ich mein drittes Café in Mannheim eröffnet – Behind the Scenes. Hier teile ich zusammen mit meiner Regionalleiterin Selina unsere Erfahrungen und Tipps aus erster Hand. 

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